Saiba como fazer o fechamento de safra de forma simples

Fechamento de safra: conheça métodos e tecnologias de gestão agrícola para analisar o rendimento da sua lavoura e potencializar os seus lucros

O fechamento de safra é um procedimento que requer muito cuidado para ser realizado, já que os dados servirão para analisar a temporada atual e planejar a próxima.

Apesar da sua relevância para uma boa gestão agrícola, esse é um procedimento que nem sempre é feito ou quando o é, devido à falta de dados e informações, sugerem conclusões equivocadas, iludindo o produtor rural.

Por isso, é necessário atenção com os dados desde a sua coleta e categorização, nas épocas adequadas e, sempre que for o caso, acompanhados das respectivas notas fiscais.

Conheça neste artigo métodos eficientes e tecnologias de gestão agrícola para realizar o fechamento de safra da maneira adequada e aumentar a rentabilidade da sua fazenda.

5 passos para fazer o fechamento de safra

Na gestão de uma fazenda, o planejamento de safra é um processo fundamental, pois ele permite que o produtor rural organize e otimize suas atividades ao longo do ciclo produtivo.

Mas seguir um método para realizar o fechamento de safra é uma ação que requer muita disciplina das pessoas envolvidas, principalmente em relação à coleta e a categorização de dados, e a organização de documentos, como notas fiscais e promissórias.

Por isso, é necessário também treinar o pessoal para desenvolver as funções e utilizar tecnologias de gestão para o agronegócio que facilitem a execução dos trabalhos relacionados à organização dos dados e informações, bem como a sua análise posterior.

1. Faça o planejamento

O primeiro passo para um fechamento de safra eficiente é o planejamento, ou seja: o trabalho deve começar antes do ciclo produtivo, geralmente com antecedência de 6 meses.

É essencial estabelecer metas claras e objetivas, considerando fatores como área de cultivo, tipos de culturas a serem plantadas, quantidade e valores de insumos, recursos disponíveis para investimento, infraestrutura, mão de obra necessária, tecnologias, produtividade esperada, meios de comercialização e preço mínimo para obtenção de lucro.

Outro aspecto importante no planejamento da safra é a definição do calendário de atividades. Isso envolve estabelecer dados para o preparo do solo, plantio, adubação, controle de pragas e doenças, irrigação, colheita, entre outras tarefas. O calendário deve levar em conta o clima, sazonalidade das culturas e recomendações técnicas específicas.

O planejamento financeiro também desempenha um papel crucial. É preciso estimar os custos de produção, considerando insumos agrícolas, mão de obra, maquinário, manutenção, transporte e demais despesas relacionadas à safra.

É importante ter um controle financeiro rigoroso e buscar alternativas para reduzir custos sem comprometer a qualidade e a produtividade. Para embasar as decisões, é fundamental estar atualizado sobre as novas tecnologias e pesquisas disponíveis.

Os avanços na agricultura de precisão, por exemplo, podem contribuir para o planejamento mais eficiente da safra, permitindo o monitoramento das condições do solo, a aplicação precisa de insumos e o uso de técnicas de manejo mais assertivas.

2. Saiba todos os seus gastos

Conhecer e controlar todos os gastos envolvidos na produção é essencial para um fechamento de safra bem informado. Isso inclui despesas com sementes, fertilizantes, defensivos agrícolas, mão de obra, maquinário, transporte e manutenção.

Manter registros precisos dos custos ao longo da safra permitirão ao produtor reduzir com precisão o custo de produção por hectare ou unidade de produção, permitindo uma identificação de gargalos e oportunidades de economia.

Uma prática recomendada é categorizar os gastos de acordo com diferentes áreas de produção. Isso pode incluir despesas com insumos agrícolas, como sementes, fertilizantes e defensivos, mão de obra, maquinário, manutenção, transporte, serviços terceirizados, entre outros.

Assim, é mais fácil identificar onde estão concentrados os maiores investimentos e quais áreas podem ser otimizadas para redução de custos.

Outro ponto importante é o registro de todas as despesas, mesmo aquelas que podem parecer insignificantes. Pequenas compras, como ferramentas, materiais de escritório e até mesmo combustível, devem ser devidamente documentadas.

Além disso, é necessário considerar também os custos indiretos, como impostos, taxas, seguros e depreciação de maquinário. Muitas vezes, esses custos são negligenciados, mas devem ser levados em conta para uma análise financeira completa e precisa.

É recomendável fazer registros frequentes, de preferência de forma mensal, para acompanhar de perto a evolução dos custos ao longo da safra.

Para facilitar o controle financeiro, é importante utilizar documentos e comprovantes de todas as transações, como notas fiscais, recibos e contratos. Eles servirão como base para a elaboração de relatórios financeiros precisos e também serão úteis em caso de auditorias ou análises posteriores.

3. Entenda e separe as despesas pessoais e as despesas da fazenda

Muitos produtores rurais cometem o erro de misturar suas finanças pessoais com as da fazenda, mas é preciso manter essas despesas separadas para ter uma visão clara dos resultados financeiros da safra.

O uso de contas bancárias distintas e o registro adequado de todas as transações são medidas importantes para garantir a precisão dos dados financeiros e evitar equívocos na análise dos resultados obtidos.

O uso de ferramentas como planilhas, softwares de gestão financeira ou serviços contábeis pode ser bastante útil nesse sentido. Ao realizar o registro das despesas, é fundamental categorizá-las corretamente. Isso significa identificar se uma despesa é de natureza pessoal ou empresarial.

As despesas pessoais são aquelas relacionadas a itens ou serviços utilizados para fins pessoais, como contas de casa, educação, saúde, lazer, entre outros. Já as despesas empresariais são aquelas diretamente relacionadas à atividade agrícola, como insumos, manutenção de equipamentos, transporte, mão de obra, entre outros.

Essa prática proporciona uma melhor visão da saúde financeira da empresa rural e ajuda a evitar que os recursos da fazenda sejam usados ​​para despesas pessoais.

Ao manter as despesas de forma separada, é mais fácil cumprir as obrigações fiscais e contábeis, como a emissão de notas fiscais e a elaboração de declarações financeiras. É importante lembrar ainda que a transparência e a ética são valores essenciais na gestão de uma fazenda.

4. Acompanhe as cotações

A volatilidade dos preços no mercado agrícola pode ter um impacto significativo na rentabilidade do produtor rural. Acompanhar de perto as cotações dos produtos agrícolas ao longo da safra é fundamental para definir o melhor momento de comercialização.

Além disso, manter-se informado sobre as tendências do mercado pode ajudar o produtor a tomar decisões estratégicas para otimizar os ganhos com a venda da produção.

Ao acompanhar as cotações, o produtor rural pode identificar momentos satisfatórios para vender sua produção, evitando prejuízos e aproveitando os picos de demanda e valorização dos produtos.

Além disso, o acompanhamento das cotações permite uma negociação mais estratégica na compra de insumos agrícolas. Os preços desses insumos podem variar ao longo do tempo e entre diferentes fornecedores.

Ao estar atento às cotações, você pode aproveitar momentos de queda nos preços para realizar compras mais vantajosas, atendendo os custos de produção.

Existem diversas fontes de informações sobre cotações disponíveis, como sites especializados, portais agrícolas e aplicativos como o Seedz Farm, que fornece dados atualizados sobre os preços de produtos agrícolas, commodities, câmbio, notícias, e vídeos educativos sobre gestão rural.

5. Calcule sua lucratividade

Com todos os dados reunidos, é hora de calcular a lucratividade da safra. Compare os custos totais com as receitas obtidas a partir da distribuição dos produtos agrícolas.

Analise os resultados em relação às metas projetadas no planejamento inicial e identifique os pontos fortes e falhas do processo produtivo.

O cálculo da lucratividade também auxilia na identificação de pontos de melhoria na gestão da fazenda. Por meio da análise dos custos e receitas, é possível identificar gargalos e ineficiências que podem estar afetando os resultados financeiros.

Outro ponto importante é a avaliação do retorno sobre os investimentos realizados. Ao calcular a lucratividade, é possível identificar se os recursos investidos na safra estão sendo bem aproveitados e se o retorno financeiro está sendo positivo.

Essa análise é fundamental para orientar a alocação de recursos em safras futuras e definir estratégias de investimento mais eficientes.

Tecnologia e fechamento de safra

O uso de tecnologias é essencial para o fechamento de safra, com destaque para os softwares de gestão agrícola e o monitoramento remoto via imagens de satélite, cuja vantagem principal é a captura de dados atualizados e precisos sobre as lavouras.

O monitoramento de áreas via satélite permite visualizar as culturas, analisar o crescimento das plantas, identificar possíveis doenças ou pragas, e até mesmo prever a produtividade das colheitas.

Esses dados auxiliam os gestores na tomada de decisões embasadas, como a definição de prazos para colheita e venda dos produtos, estimativa de custos e planejamento logístico.

Também chamados de sistema ERP, os softwares de gestão permitem a integração e o armazenamento de informações importantes, como registros de plantio, aplicação de insumos, tratos culturais, monitoramento de pragas e doenças, entre outros.

Com esses dados centralizados, é possível ter uma visão completa e atualizada do andamento da safra, facilitando o planejamento, o controle de custos e a análise de resultados no sistema de gestão agrícola.

Por que é importante fazer o fechamento de safra?

O fechamento da safra é uma prática que consiste em coletar e analisar informações relevantes sobre a produção, os custos, a rentabilidade e outros indicadores importantes do ciclo produtivo de uma safra. Deve-se levar em conta a:

• Avaliação de resultados: Ao analisar dados sobre a quantidade e qualidade da produção, é possível identificar quais culturas foram mais produtivas e quais demandaram mais recursos, permitindo uma tomada de decisão mais assertiva para as próximas safras.
• Controle financeiro: No fechamento da safra, o controle financeiro da fazenda ajuda a analisar os custos de produção e a receita observada, bem como uma noção mais clara da lucratividade do negócio, auxiliando na gestão do fluxo de caixa.
• Obrigações fiscais e legais: Além dos benefícios internos, o fechamento da safra também é importante para cumprir as obrigações fiscais e legais. O registro correto das informações é fundamental para a elaboração de relatório contábil e fiscal, bem como para atender aos requisitos governamentais e garantir a regularidade da fazenda.

Planejamento da próxima safra

O fechamento da safra é um momento propício para planejar a próxima. Com base nas informações transmitidas, os gerentes podem definir estratégias para a seleção de culturas mais rentáveis, ajustar o uso de insumos, planejar ações de gerenciamento mais eficazes e estabelecer metas de maior produção e rentabilidade.

Além disso, com os dados consolidados, é possível identificar gargalos e falhas que podem ter afetado a produtividade ou o lucro da fazenda. Ao mesmo tempo, é possível identificar oportunidades para otimizar processos, reduzir custos e maximizar o rendimento, garantindo uma gestão mais eficiente e lucrativa.

Conclusão

Entender os procedimentos a serem seguidos para realizar o fechamento de safra é tão essencial quanto a coleta e a categorização dos dados que serão analisados.

Além de usar tecnologias que tornam essa atividade mais eficiente, como sistemas de gestão rural e sensoriamento remoto por imagens de satélite, é preciso ter pessoas capacitadas para fazer o melhor uso desses recursos.

O aprimoramento constante dos seus processos gerenciais contribui para haver uma melhor avaliação sobre o planejamento operacional e financeiro, bem como do rendimento final, o que possibilita eliminar possíveis erros para a próxima temporada agrícola.