Fluxo de caixa rural: como organizar e analisar dados

A organização e análise dos dados do fluxo de caixa rural dependem da coleta e categorização das informações, o que deve ser uma tarefa diária 

Na lida diária na fazenda, a coleta e organização de dados sobre a movimentação financeira são atividades que podem facilmente sair do controle se não houver disciplina.

A consequência disso é uma avaliação equivocada do seu fluxo de caixa rural, de modo que ele não te informa de fato se a geração do caixa está sendo positiva ou negativa. 

Nesse sentido, é preciso que na rotina da fazenda seja feita não só a coleta de dados, mas também a organização categorizada dos mesmos para uma análise financeira real.

Veja neste artigo quais os 4 itens principais de um fluxo de caixa rural para uma organização e análise eficientes. Boa leitura!

O que é o fluxo de caixa rural?

O fluxo de caixa rural é onde estão registradas todas as movimentações financeiras da sua fazenda, de entrada e saída de dinheiro, num determinado período de tempo.

E, assim, o fluxo de caixa pode ser um indicador da gestão financeira rural.

Na rotina administrativa e contábil de uma fazenda, o registro de tudo o que entra e sai de dinheiro deve ser algo cada vez mais aperfeiçoado.

Por isso, para que a gestão rural seja eficiente, é necessário que você e sua equipe sigam processos específicos, de modo a organizar as contas da forma correta.

Por mais que haja dúvidas sobre o que e como registrar, sobretudo em relação ao que é de fato dinheiro pessoal ou da fazenda/empresa rural, é necessário que isso seja feito.

Na dúvida, faça o registro de forma separada, para ao menos ter os dados arquivados para análise posterior, quando você tiver maior clareza sobre a que se refere certo investimento.

Mas nada que um bom planejamento estratégico também não resolva, pois ele vai deixar mais claro para você o que é seu, de uso pessoal, e o que é da fazenda.

Fazer essa separação é o passo inicial para você ter mais controle sobre o que entra e sai de dinheiro no fluxo de caixa rural.

De preferência, use uma conta bancária pessoa física e outra conta pessoa jurídica.

E mesmo que seja possível fazer a consulta do extrato bancário, sobre o que entrou e saiu, guarde sempre as notas fiscais para a análise final do seu fluxo de caixa rural.

Assim, você poderá fazer possíveis correções no fluxo de caixa e analisar de forma real o que entrou e saiu de dinheiro.

 

Como organizar os dados do fluxo de caixa rural

A organização dos dados do fluxo de caixa rural começa por uma boa coleta, o que deve ser feito, de preferência, sempre por uma pessoa treinada especialmente para isso.

Dessa forma, há menos probabilidade de se cometer erros na organização das informações, o que também é essencial para entendimento do fluxo de caixa.

Numa fazenda ou empresa rural, todas as despesas da produção devem ser alocadas no fluxo de caixa, desde o pequeno até o grande investimento. 

A organização dos dados pode ser feita, por exemplo, na planilha do Perfarm Light, versão gratuita do software da Perfarm.

Nessa tarefa, você deve fazer a categorização da entrada e saída de dinheiro, com observação criteriosa sobre se o dinheiro se refere ao caixa gerencial, operacional, de investimentos, financiamentos ou outro setor da fazenda/empresa rural.

Na compra de um trator, por exemplo, além de categorizar o valor investido, é necessário você acrescentar essa informação ao balanço patrimonial da fazenda.

Com isso, você estará fazendo uma contabilidade de dupla entrada.

Balanço patrimonial e fluxo de caixa rural

No balanço patrimonial, é necessário ainda que você saiba as diferenciações entre o que é ativo, passivo e patrimônio líquido. Isso também é importante para o seu fluxo de caixa.

O ativo é tudo que você pode gerar valor econômico: maquinários, veículos, equipamentos, adubos e fertilizantes, além de contas a receber.

Eles podem ser categorizados como circulante ou não circulante. 

• Ativo circulante: bens e direitos que podem ser transformados em valores em período inferior a um ano, tais como contas a receber (vendas) e estoque.
• Ativo não circulante: bens e direitos que precisam de mais de um ano para serem transformados em valores, como investimentos.

O passivo é tudo que você deve: obrigações com funcionários, fornecedores, e dívidas de terceiros. Ele também é dividido entre circulante e não circulante.

• Passivo circulante: são todas as dívidas, despesas e obrigações financeiras com prazo de vencimento inferior a um ano (impostos, empréstimos, etc.). 
• Passivo não circulante: são obrigações financeiras com prazo de vencimento superior a um ano, como empréstimos de longo prazo para a infraestrutura da fazenda (pivô central, galpões, silos, etc.). 

O ativo menos o passivo gera o patrimônio líquido.  

Você deve ainda fazer as seguintes análises. 

• a quantidade de passivos que podem ser prejudiciais ao crescimento da empresa;
• e calcular quantos ativos são mantidos com capital próprio da empresa e quantos com capital de terceiros (estrutura de capital).

Quais os 4 itens principais de um fluxo de caixa?

Os 4 itens principais de um fluxo de caixa pode ser seguidos da seguinte forma:

1º passo

Reúna todos os ativos e passivos. É preciso ter um bom controle do fluxo financeiro da fazenda, com toda a documentação da safra separada e organizada. É preciso alimentar o banco de dados.

2º passo

Faça a conciliação bancária para conseguir analisar se inseriu todas as informações de ativos e passivos. Isso é uma maneira de fazer a avaliação e nessa tarefa você deve conferir todas as notas fiscais.

3º passo

Reavalie e reclassifique suas contas patrimoniais, o que te dará mais segurança sobre a organização dos dados.

4º passo

Faça análises necessárias para identificar se o seu agronegócio gerou caixa positivo ou negativo ao final do período que está sendo analisado (início e final do período). Classifique suas contas patrimoniais.

Conclusão

Uma gestão rural, para ser bem feita, requer a melhor análise do fluxo de caixa.

E para realizar essa tarefa da maneira correta, você precisa se atentar à coleta, organização e categorização do dinheiro que entra e sai da fazenda.

Lembre-se de fazer um planejamento estratégico a cada safra e ter contas bancárias separadas (física e jurídica).

A análise correta do seu fluxo de caixa permitirá a você ter uma avaliação real das contas e te auxiliará a planejar melhor a próxima safra.

>> Tem dúvida sobre na separação dos seus gastos e os da fazenda? Deixe seu comentário abaixo que te indicaremos a melhor forma de fazer essa separação!