Sistema de avaliação econômica ou de notas fiscais: qual traz maior retorno econômico?

Empreendimentos rurais que não profissionalizarem a sua gestão, em algum momento, estarão fadados a não conseguirem alavancar os seus faturamentos e, consequentemente, terão a evolução do seu patrimônio restringida.

Atendendo a essa demanda, sistemas e softwares foram criados para acelerar esse processo de profissionalização da gestão.

Alguns exemplos são sistemas que automatizam o controle de notas fiscais, reduzindo erros humanos e os custos com mão de obra. Resultando em informações mais concretas da situação de caixa da empresa.

E outros que fornecem uma avaliação econômica da produção, trazendo a visibilidade financeira necessária para decisões mais acertadas e lucrativas. Promovendo a eficiência operacional e o crescimento do negócio.

Sabendo disso, qual destes sistemas traz maior retorno econômico para o agronegócio?

O que faz o sistema de controle de notas fiscais?

O sistema de notas fiscais realiza o controle de compras e vendas do negócio, através das notas fiscais de entrada e saída.
Sendo algum dos benefícios deste sistema:

❖ Eliminação de trabalhos manuais, reduzindo os riscos de erro;
❖ Preenchimento rápido e automático de dados;
❖ Maior controle de estoque;
❖ Cálculo automático de impostos;
❖ Permite a geração de relatórios mensais para avaliação de notas fiscais emitidas, canceladas e recebidas.

Um controle de notas fiscais mais efetivo, além de reduzir as perdas com multas e/ou sanções, em decorrência da legislação tributária existente no Brasil, fornece uma visão do caixa disponível do empreendimento.

Em razão disso, é correto afirmar que o sistema de notas fiscais é baseado no regime caixa, pois este opera baseado no fluxo de caixa do negócio, fornecendo as informações de entrada e saída de dinheiro.

Por mais que a informação do montante disponível em caixa seja importante e útil, deve-se ser cauteloso ao tomar decisões embasadas somente no regime de caixa. Este tipo de regime “oculta” receitas e despesas que não são representadas por entradas ou saídas de dinheiro, como produção, estoque e depreciação de máquinas. Da mesma forma ele contempla movimentos de caixa que não são associados a receitas ou despesas operacionais como dívidas, investimentos, entre outros.

Em um contexto que, em determinado mês, considerando apenas o fluxo de caixa do seu agronegócio, você identificou que possuía um saldo positivo de R$ 70 mil. Nessa perspectiva, você avaliou que seria o melhor momento para realizar um investimento de R$ 50 mil e concretiza essa ação.

Porém, pelo fato de avaliar somente o regime caixa, você não considerou que, no mês subsequente, você teria um montante de contas a pagar no valor de R$ 60 mil (representado pela parcela de um empréstimo), além de todo o seu custo operacional mensal.

Resultando em um cenário de piores resultados, onde será necessário realizar um novo empréstimo, com um custo, para sanar essa dívida.

Mas e o sistema de avaliação econômica da produção? Este entra no mesmo Regime?

O sistema de avaliação econômica da produção atuará diretamente na análise de processos, identificando oportunidades de lucro. Avaliando a eficiência operacional do agronegócio com o objetivo de reduzir pontos de ineficiência e desperdício, além de avaliar novas alternativas de negócio que possivelmente podem prover maiores ganhos para o empreendimento.

Otimizando o uso de recursos e avaliando como cada decisão tomada irá influenciar no custo de produção, este sistema irá analisar os possíveis cenários de atuação do negócio. Resultando na possibilidade de você, gestor rural, decidir entre cenários de maior ou menor rentabilidade.

Através dele pode-se ter uma visão geral da propriedade e da safra e/ou ciclo, por meio de dados colhidos em todos os setores do agronegócio, podendo também analisar cada um deles de forma separada.

O sistema de avaliação econômica da produção fundamenta-se, principalmente, numa visão ampla do negócio, em amparar diversas áreas da gestão do agronegócio. Alguns exemplos:
❖ Gestão da produção, contemplando cronograma de operações e uso de recursos;
❖ Gestão estratégica de caixa e compras, possibilitando menores custos de produção;
❖ Gestão do maquinário agrícola, culminando em redução de investimentos necessários;
❖ Gestão de pessoas com foco no aumento da produtividade por colaborador;
❖ Planejamento estratégico e financeiro, como estimativa de lucros e custos de produção;
❖Situação atual e estimar a situação futura, através da simulação de possíveis cenários;
❖ Evolução patrimonial;

Esse sistema é uma poderosa ferramenta para você, gestor rural, que provido de informações, estará apto a tomar decisões mais certeiras e que, possivelmente, trarão maior retorno econômico.

Com um sistema assim pode-se conhecer e demonstrar a lucratividade do negócio, obter índices de retorno de investimento, a evolução do patrimônio dentre muitos outros.
Ou seja, além de se basear no regime caixa, os sistemas de avaliação econômica da produção também avaliam o regime de competência.

Ao analisar uma compra de insumos, o regime caixa mostrará a data de pagamento feita pelos mesmos, independentemente de sua utilização. Enquanto que o regime de competência irá avaliar/considerar o custo deste insumo somente quando o mesmo for utilizado e na quantidade que for utilizado.

Portanto, independentemente da data do pagamento ou recebimento de valores, de uma receita ou despesa, a mesma será registrada na data e no mês exato da atividade efetuada.
Através disso, o gestor rural pode fazer uma análise fiel do negócio, através de uma “foto” da situação real, conseguindo tomar decisões melhores embasadas.

E qual sistema traz mais retorno para a produção rural?

Há uma famosa frase utilizada por gestores focados em estratégia: “Não é possível controlar aquilo que não é medido.”
A partir dessa premissa, sistemas que forneçam informações de forma ágil e fácil irão promover mais controle nas tomadas de decisão do agronegócio.

Evidentemente, os dois sistemas irão enriquecer qualquer gestão administrativa e gerencial, tanto pela quantidade de informações geradas, quanto pela otimização dos recursos disponíveis na operacionalização do negócio.

Entretanto, é sempre importante destacar que finanças e gestão vão muito além do monitoramento e controle do uso do dinheiro.
Assim, realizando uma avaliação e controle assíduo dos custos mês a mês, um sistema de avaliação econômica irá trazer embasamento para mudanças estratégicas de redução de custo.

E ainda, fornecer um parecer financeiro da empresa, em um determinado período, sendo ele positivo ou negativo.

Enquanto isso o sistema de notas fiscais trará uma foto da posição de caixa do negócio. O sistema de avaliação econômica pode fornecer uma previsão da situação futura, além da atual do empreendimento.

Permitindo que o produtor preveja, por exemplo, os custos que serão necessários para a sua próxima safra. O sistema de avaliação econômica irá promover uma maior segurança para a sua tomada de decisão.

Decisões provenientes de um bom embasamento possuem uma maior probabilidade de trazer retorno econômico para o negócio. Nesse sentido, sem retirar a importância de possuir-se um controle efetivo sobre as notas fiscais, um sistema de avaliação econômica da produção apresenta maiores chances de alavancar os resultados de qualquer tipo de empresa.