Qual é o nível de detalhamento ideal para sua Gestão?

Em muitas das nossas publicações, abordamos pontos relevantes e falamos da importância da gestão no agronegócio, citamos como a gestão pode resultar em melhor controle dos recursos envolvidos na produção, além de potencializar suas oportunidades e auxiliar na tomada de decisões.

Mas, na prática, todos os produtores já fazem uso da gestão em algum nível. Em todo agronegócio, haverá um mínimo de coordenação de pessoas e análises para decisões quanto ao uso de recursos. O que diferenciará agronegócios, e permitirá que uns atinjam o sucesso enquanto outros não, é o grau de profissionalização e nível de detalhamento da gestão. Em outras palavras, o quão detalhados e periódicos os dados do agronegócio são coletados e analisados.

Por exemplo, devemos coletar informações de ganhos de peso diários ou realizar pesagens mensais? Quanto à granularidade, podemos exemplificar com o controle de estoque, que pode ter seu controle realizado de maneira agregada, ou ainda subdivida em categorias de insumos, como herbicidas, fungicidas, inseticidas, ou até vacinas que podem ser divididas em preventivas, exclusiva para fêmeas ou outras.

O nível de detalhamento na coleta de dados pode ser pensado e aplicado em todas as áreas dentro do agronegócio em si, como centro de custos, controle de pessoas, máquinas e etc.

Partimos então para a análise de quais devem ser os níveis de detalhamento da gestão que devemos empregar em nosso agronegócio. São dois os os principais pontos que devem ser analisados pelo gestor:

1. O momento é o ideal para detalhar meu controle e coleta de dados?
2. Qual será a relevância desse detalhamento para minha tomada de decisões?

Primeiro ponto, você acabou de iniciar o processo de profissionalização da gestão ou contratar um consultor de gestão, e ainda está começando a inserir uma nova cultura ou método de produção, deu início a capacitações de seus funcionários, começou a entender e mostrar a relevância das analises geradas. Será que é o momento ideal para detalhar o controle de dados em diferentes áreas de produção ou separar seus insumos por categorias ou por composto ativo? Será que é o momento de exigir engajamento de mais pessoas envolvidas no processo de coleta?

O segundo ponto é a relevância deste controle. Qual a relevância de dividir os centros de custos da sua produção? O que isso irá interferir em uma decisão? Controlar os minutos trabalhados por funcionários é relevante? Este nível de detalhamento será benéfico para o agronegócio?

A relevância também nos faz pensar no objetivo do agronegócio. Se o seu objetivo é se tornar um produtor destaque e referência no controle dos processos produtivos envolvidos na fabricação de um “Queijo Premium” ou um “Café especial”, por exemplo, a granularidade ou periodicidade de controle de dados provavelmente será diferente de um produtor de queijo ou café comum onde o objetivo é apenas que a atividade seja suficientemente rentável para que ele supra suas necessidades financeiras.

E qual é a resposta para o nível de detalhamento ideal para sua gestão?

A resposta é: não existe momento ideal para dar início ao detalhamento de análises de dados, ou uma regra que determine as características desse detalhamento, existe o modelo adequado à sua realidade, as suas condições atuais, ao sistema de produção que você trabalha. São as suas características que vão ou não determinar se o nível de detalhes vai ser funcional e relevante na sua atividade.

Para um produtor de gado de corte que trabalha com um sistema extensivo, por exemplo, o nível de detalhamento e periodicidade de controle de dados não necessariamente precisam ser tão altos, pois o produtor eventualmente toma decisões semanalmente, podendo ser mais interessante para ele o controle da entrega de sal da semana em determinado piquete, e não entrega diária. Desta forma, é mais relevante aferir os dados semanalmente do que diariamente e ainda, aferi-los por lotes, não individualmente.

Já para um confinador, por exemplo, a coleta de dados de consumo pode ser beneficiada quando realizada diariamente, visto que ajustes na dieta são fatores chave de sucesso da atividade. E a mesma coisa acontece na produção leiteira intensiva. Ao mudar um tipo de ração, a alteração sofrida pela adaptação de uma nova dieta pode ser observada logo no dia seguinte, então a periodicidade de coleta desses dados é maior, e pode-se aumentar também o número de informações coletadas, como por exemplo dados de consumo e qualidade do leite.

O nível ideal de detalhamento, portanto, deve ser pensado pelo gestor (também produtor, muitas vezes) de modo com que este se adeque à realidade e seja relevante para a tomada de decisão, o que não precisa ser feito da noite para o dia.

A gestão profissionalizada não precisa ser instantaneamente instalada, ela pode ser adaptada e inserida de forma gradual no agronegócio, e aqui, a mesma verdade se aplica ao nível de detalhamento. Ele vai sendo instaurado e adaptado conforme as necessidades e urgências do agronegócio, ou seja, o nível de detalhamento ideal é definido com o tempo.

Podemos concluir então, que independentemente do tamanho ou nível tecnológico da fazenda, algumas decisões referentes ao nível de detalhamento de coleta de dados das suas atividades são totalmente adaptadas às realidades de cada agronegócio e suas peculiaridades.

Contudo, é valido destacar que um maior nível de detalhe na coleta de dados permitirá que o produtor eventualmente se aprofunde na eficiência de todas as etapas e processos da produção, o que pode trazer muitos benefícios quando amparado por estratégias bem definidas.