Contabilidade rural: como fazer e melhores práticas

A contabilidade rural tem papel fundamental na gestão patrimonial da fazenda, com foco nos ativos e passivos e no patrimônio líquido

A contabilidade rural é fundamental para o desenvolvimento da propriedade, seja de pequeno ou grande porte.

Ela é responsável por registrar, organizar e interpretar as transações e eventos que ocorrem no ambiente rural, fornecendo informações valiosas para tomada de decisões estratégicas.

Saiba neste artigo o que é a contabilidade rural, sua importância e como realizar esse processo de forma eficiente, com base nas melhores práticas. Boa leitura!

O que é contabilidade rural e qual a sua importância?

A contabilidade rural é um ramo da contabilidade que se dedica a registrar, controlar e analisar as operações financeiras, patrimoniais e econômicas das atividades agrícolas.

Ela engloba aspectos como aquisição e venda de insumos, produção e comercialização de produtos agrícolas, administração de estoques, depreciação de máquinas e equipamentos, entre outros.

A importância da contabilidade rural está na sua capacidade de fornecer informações precisas sobre a situação patrimonial, econômica e financeira da propriedade rural.

Esses dados são essenciais para a tomada de decisões estratégicas, permitindo ao produtor rural identificar os pontos fortes e fracos do seu negócio, analisar a rentabilidade das atividades desenvolvidas e planejar futuras ações.

Na gestão de uma fazenda, há diversos processos que devem ser seguidos à risca, no cotidiano das atividades rurais, com o objetivo de evitar um dos erros mais comuns: a falta de controle na divisão das despesas, o que pode causar o fracasso da propriedade rural.

Outro problema é relativo à ausência de registros sobre gastos com manutenção de equipamentos e faturamento para venda futura, entre outros. A falta desse controle acarreta muitas vezes em prejuízo ao planejamento.

No campo, a contabilidade rural pode ser feita tanto por propriedades que atuam com a produção agrícola quanto a animal, sendo muito útil para fins gerenciais e tributários e uma excelente ferramenta de análise de dados.

Assim, na contabilidade rural são avaliados aspectos relativos à:

• receitas e despesas;
• patrimônios (máquinas, equipamentos, terra, etc.);
• insumos;
• empréstimos.

A contabilidade rural é um serviço que precisa ser realizado por pessoas treinadas, que formarão o plano de contas rural, também conhecido como elenco de contas e que se refere a um grupo estabelecido previamente para orientar o trabalho de registro e organização contábil. Ele serve como parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.

Como fazer a contabilidade do produtor rural?

Para fazer a contabilidade rural, é fundamental entender como classificar as empresas rurais na contabilidade, já que no agronegócio elas são enquadradas de diversas formas.

As empresas rurais são empreendimentos públicos ou privados, de origem física ou jurídica, e que realizam atividades econômicas no campo, de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1700/2017.

Geralmente, elas são classificadas como sociedades empresárias ou empresários individuais, de acordo com a sua forma jurídica, além de terem suas atividades divididas em:

• Atividade agrícola: utiliza o solo para o plantio e a produção vegetal;
• Atividade zootécnica: voltada para a criação de animais para fins industriais e comerciais;
• Atividade agroindustrial: faz o beneficiamento e a transformação do produto agrícola e modificação da matéria de origem da atividade zootécnica. 

Além disso, é necessário observar as particularidades da atividade agrícola, como as culturas anuais e perenes, a sazonalidade dos alimentos, os ciclos operacionais e a legislação específica referente aos impostos, que são divididos em:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ;
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL;
• Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural – ITR;
• Contribuição para o Programa de Integração Social – PIS;
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social – Cofins;
• Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público – Pasep;
• Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS.

Além dos impostos federais, é preciso estar atento aos impostos estaduais e municipais, cuja quantidade varia de acordo com cada local.

Melhores práticas de contabilidade rural

Sendo os registros contábeis essenciais para uma boa gestão rural, é preciso que sejam seguidas boas práticas de organização e execução das atividades. 

1. Faça um inventário rural

O inventário rural é um procedimento legal e administrativo que tem como objetivo identificar, descrever e avaliar todos os bens e direitos presentes em uma propriedade rural.

Esse processo é importante para a regularização da propriedade, a obtenção de financiamentos, a partilha de herança e a gestão patrimonial.

O patrimônio da empresa rural refere-se a todo o conjunto de bens, direitos e obrigações, sendo os bens classificados como tangíveis (dinheiro, mercadorias em estoques, máquinas, insumos, etc.) e intangíveis (tudo que não é físico, como direito de marca ou patente).

É preciso reunir todos os documentos relacionados à propriedade rural, como escrituras, contratos de compra e venda, documentos de posse, títulos de propriedade, registros e licenças. Esses documentos serão essenciais para identificar e verificar a posse e os direitos sobre a propriedade.

2. Tenha um registro de perdas atualizado 

No setor agrícola, é comum ocorrer perdas decorrentes de intempéries, pragas ou outros fatores. Registrar essas perdas de forma precisa e atualizada é importante para uma análise correta dos resultados e uma tomada de decisão embasada.

Por isso, o registro de perdas na contabilidade rural é um procedimento essencial para acompanhar e controlar as perdas ocorridas nas atividades agropecuárias.

Essas perdas podem resultar de diversos fatores, como intempéries climáticas, doenças, infecções, acidentes, entre outros.

Para garantir a precisão dos registros contábeis, é importante localizar a perda ocorrida, o que envolve a avaliação sobre a natureza e a extensão do dano, identificando os produtos, animais ou recursos dependentes, bem como a documentação e categorização das informações e dados.

À medida que a sua gestão vai ficando mais aperfeiçoada, a tendência é que essas perdas sejam reduzidas, uma vez que a análise de dados te permite trabalhar melhor com a gestão de riscos. 

3. Entenda as características das culturas temporárias e permanentes

As culturas temporárias e permanentes são dois conceitos importantes na agricultura e na compreensão dos sistemas agrícolas. Essas categorias referem-se ao tempo de duração das culturas e têm um impacto significativo nas práticas agrícolas, na gestão da terra e nos sistemas alimentares, em geral.

As culturas temporárias (ou anuais) são aquelas plantadas e colhidas em um curto período, geralmente em um único ciclo de crescimento (inferior a um ano).

Elas são cultivadas com a finalidade de obter uma colheita rápida e são essenciais para o fornecimento de alimentos e matérias-primas agrícolas. Os produtos, neste caso, são considerados na contabilidade como ativos circulantes.

São exemplos de culturas temporárias os grãos em geral (soja, milho, feijão, trigo, sorgo), a melancia, a abóbora, a batata, o amendoim, o tomate, entre outras.

As culturas permanentes (perenes) são consideradas de ciclo vegetativo mais longo, sem necessidade de replantio ao final de cada safra. Exemplo delas são o café, a maçã, a pera, a uva, a manga, a laranja, a oliveira e o abacate, que são considerados ativos não circulantes.

Existem ainda as culturas intermediárias entre as temporárias e as permanentes, que são as semiperenes, cujo principal exemplo é a cana-de-açúcar. Elas também podem ser categorizadas como ativos não circulantes.

4. Conheça seus ciclos operacionais

Cada atividade agrícola possui seus próprios ciclos operacionais, que envolvem desde o preparo do solo até a colheita e a comercialização.

É preciso estar atento a isso porque o ciclo operacional pode não corresponder a um ano fiscal (tempo entre o plantio e a venda para o consumidor final), sendo maiores que 12 meses.

Entender esses ciclos é fundamental para planejar os fluxos de caixa e realizar uma gestão financeira eficiente.

5. Tenha registros contábeis atualizados

Manter os registros contábeis sempre atualizados é essencial para acompanhar a evolução financeira da propriedade rural e fornecer informações relevantes para a gestão do negócio.

Afinal, a contabilidade de uma fazenda precisa refletir com precisão as transações e eventos financeiros relacionados às atividades agrícolas, permitindo uma visão clara da saúde financeira da propriedade.

Uma das tarefas essenciais é a identificação e categorização das transações, como a compra de insumos agrícolas, venda de produtos, pagamento de funcionários e despesas gerais. Elas devem ser categorizadas de acordo com as contas fiscais, como despesas, receitas, ativos e passivos.

6. Elabore o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental na contabilidade rural, pois permite ter uma visão clara das entradas e saídas de recursos financeiros, auxiliando na identificação de problemas de liquidez e na tomada de decisões.

Liste todas as fontes de receita da atividade agrícola, como vendas de produtos agrícolas, subvenções, arrendamentos de terras, entre outros, e registre o valor estimado para cada uma dessas fontes. No fluxo de caixa, o balanço patrimonial é uma das principais tarefas. É necessário saber diferenciar o que é ativo, passivo e patrimônio líquido.

O ativo é tudo que gera valor econômico, a exemplo de veículos, maquinários, equipamentos, insumos e contas a receber, devendo ser categorizados como ativo circulante e ativo não circulante.

Os ativos circulantes são os bens e direitos que podem ser transformados em valores em período inferior a um ano (contas a receber, estoques). Os não circulantes são bens e direitos que precisam de mais de um ano para serem transformados em valores, como investimentos.

O passivo é referente às obrigações com funcionários, fornecedores e dívidas de terceiros. Ele também é dividido entre circulante e não circulante. 

Passivos circulantes são todas as dívidas, despesas e obrigações financeiras com prazo de vencimento inferior a um ano (impostos, empréstimos). Passivo não circulante são obrigações financeiras com prazo de vencimento superior a um ano, a exemplo de empréstimos de longo prazo para a infraestrutura da fazenda. 

O ativo menos o passivo gera o patrimônio líquido. 

Outra ação importante no fluxo de caixa é a conciliação bancária para analisar todas as informações de ativos e passivos, o que exige a conferência de todas as notas fiscais.

Após isso, é necessária uma revisão geral de reavaliação e reclassificação, para em seguida analisar os dados da fazenda e classificar as contas patrimoniais em lucros e prejuízos.

Automatize suas rotinas com um sistema de gestão para o agro

Uma maneira eficiente de otimizar a contabilidade rural e tornar as rotinas mais ágeis é por meio da automatização com o auxílio de um sistema de gestão específico para o setor agrícola.

O uso de sistema de gestão voltado para o agronegócio pode facilitar o controle de custos, a gestão de estoques, a emissão de notas fiscais e outros processos contábeis.

Um exemplo de ERP para o agronegócio é o Perfarm, um sistema completo que oferece recursos específicos para a contabilidade rural.

Com o Perfarm, é possível realizar o controle patrimonial, gerenciar as operações financeiras, acompanhar o fluxo de caixa, entre outras funcionalidades que auxiliam na gestão eficiente da propriedade rural.

Um dos benefícios do sistema é que ele permite fazer a partida dobrada na contabilidade, que consiste em considerar que para todo e qualquer item que ingressa no patrimônio há um lugar de onde ele é proveniente.

No sistema, é possível sim fazer esses lançamentos e ter uma maneira de conferência dessas partidas dobradas, por meio da extração de relatórios.

Conclusão

A contabilidade rural desempenha um papel crucial na gestão financeira e patrimonial das propriedades agrícolas e nas diversas atividades que compõem o agronegócio.

Ao seguir as melhores práticas mencionadas e utilizar ferramentas de automatização, como um sistema de gestão para o agro, é possível melhorar a eficiência dos processos contábeis, obter informações precisas e tomar decisões assertivas.

Com isso, a elaboração das estratégias da safra pode ser refeita a cada final de temporada, tendo como referência a análise dos dados e informações da sua propriedade.