O bom monitoramento de Planejado e Realizado

Atualmente, muito se fala em planejamento e em traçar objetivos no agronegócio, o que de fato é muito importante. É fundamental traçar estratégias para determinar aonde se quer chegar, e táticas, que determinam como chegar. Esses fatores se comunicam de forma complementar entre si, dando forma ao planejamento rural, documento em que se planeja onde o agronegócio em questão estará ao final do período estipulado.

Realização e o contínuo planejamento rural

Um bom planejamento detalhará as atividades e movimentações de recursos para um período e guiará as tomadas de decisões no início dele. Ao longo deste período, torna-se essencial registrar a realização das atividades planejadas, para ser possível a análise daquilo que aconteceu, ou não, conforme o esperado. A análise é o dado interno mais importante que terá para o planejamento do próximo ciclo produtivo.
Para efeito de dados relevantes para a tomada de decisão ao longo do período, entretanto, é importante fazer a constante atualização do planejamento rural. A medida que o período planejado se inicia, certas premissas não se concretizam, e cada vez mais o cenário planejado deixa de representar a real estimativa dos resultados ao final do ciclo produtivo. O planejamento rural original perde valor com o passar do tempo. Monitorar as realizações e fazer o contínuo planejamento rural passa a ser o documento mais precioso sobre informações internas que um gestor pode ter para tomada de decisão.Planejado vs realizado

Planejamento além das movimentações financeiras

Os monitoramentos convencionais de planejado e realizado comumente abrangem apenas as flutuações de caixa, isto é, movimentações financeiras de entradas e saídas. De fato estes são muito úteis neste âmbito, já que são extremamente importantes para a percepção da necessidade de caixa do agronegócio (orçamentos) e sua liquidez. Contudo, eles não devem ser exclusivos das movimentações de dinheiro, devendo ser também utilizados para aspectos técnico-produtivos, por exemplo. Afinal, um abuso do uso de algum insumo implica na redução considerável do seu estoque.
Ao projetar utilizações de insumos, vendas de produtos acabados, horas trabalhadas e horas ociosas, entre outros parâmetros, tem-se acesso ao custo de capacidade, custo de ociosidade e aos estoques dos respectivos insumos e/ou produtos, o que é de extrema valia para a avaliação da necessidade de compra ou disponibilidade de vendas.
Portanto, além de abrangerem muito mais do que apenas orçamentos de dinheiro propriamente dito, projeções e realizações devem ser feitas também para utilização de demais recursos. Esse é um dos motivos pelo qual muitos gestores deixam de aproveitar da riqueza e benefícios trazidos pelas análises comparativas entre as projeções e realizações.

Avaliação do período de monitoramento

Planejamentos e realizações envolvem alguns pontos de atenção, como a importância temporal no processo da sua análise. Caso atividades relevantes tenham periodicidade mensal, como compra de insumos por exemplo, é necessário atenção ao projetar o uso total de insumos para o trimestre, se durante o primeiro mês houver variações relevantes do estoque. A projeção trimestral neste caso, estaria mascarando as reais necessidades e utilizações do insumo durante o período.
Ou seja, se planejou-se utilizar 6.000 kg de adubo em um mês, e na terceira semana utilizou-se 5.000 kg, pode parecer que a situação está dentro do orçamento traçado, tirando-se a conculsão, portanto, que ainda faltariam 1.000 kg a serem aplicados. Contudo, o planejamento pode estar apontando uma aplicação de 4.000 kg para a última semana, o que significaria que o planejamento estourou e se excedeu em 3.000 kg.
Assim, a periodicidade das projeções devem acompanhar a mesma frequência das realizações, uma vez que projetar o que será usado em um período maior do que o período que as variações serão vistas pode colocar o produtor “a mercê” do mercado, por exemplo em casos de necessidades emergenciais de insumos e/ou produtos, além de mascarar as reais necessidades.

Conexão entre planejamento e realização

Ao realizar o planejamento das safras subsequentes, produtores e/ou prestadores de serviços criam uma série de atividades relacionadas ao dia-a-dia do campo, que serão refletidas em movimentações financeiras, assim como em necessidade de recursos (insumos, caixa, mão-de-obra, etc). Com o passar do tempo, muitos (corretamente) registram as realizações destas atividades planejadas, estejam elas de acordou ou não com o que foi projetado no passado.
Muitos tratam suas projeções e realizações de modo separado, como se fossem paralelas entre si. Deste modo, a riqueza de informações para suas futuras tomadas de decisões são muitas vezes omitidas ou ainda empobrecidas.
O outro ponto de atenção é que projeções e realizações devem ser tratadas como duas vertentes que se interligam entre si de maneira dinâmica, possibilitando inúmeras análises e uma série de informações relevantes para suas tomadas de decisões. Quando uma realização ocorre de maneira diferente da projeção, as projeções futuras subsequentes a ela requerem ajustes também, já que futuras atividades podem estar relacionadas à primeira.
Exemplificando, ao se projetar o uso de 30 sacos de sal mineral em uma data, estima-se que naquela data 30 sacos de sal mineral serão tirados do estoque. Se no dia anterior à essa projeção, houvesse uma realização do uso de 15 sacos desse sal, haveria uma baixa no estoque, e seria necessário reajustar o planejamento, onde a necessidade deste insumo (seja de compra ou em relação à posição de estoque) seria aumentada.

Uso da Tecnologia

Elaborar o planejamento de suas atividades e desembolsos e entradas de caixa leva pouco tempo em relação ao benefício trazido, assim como acompanhar o projeto fazendo os registros de realizações. Adicionalmente, com a tecnologia temos ainda mais incentivos em relação à facilidade de se fazer o planejamento e monitoramento. O baixo custo, rapidez e alta riqueza de informações provenientes da tecnologia fazem com que ajustes nas futuras projeções sejam realizados momentaneamente, e sendo possível comparar o que foi projetado no primeiro momento, e analisar a acurácia deste, e a real necessidade do que vem planejado pela frente.
No atual cenário que o agronegócio vive, estar preparado e fazer bom uso de ferramentas de gestão estratégica e financeira, como análises de projeções e realizações, configuram uma enorme vantagem competitiva para o sucesso da atividade agropecuária.

Benefícios

Um dos benefícios de se analisar as realizações do planejamento, conferindo se o planejado de fato ocorreu como esperado, é ter o cronograma de operações atualizado. O cronograma de operações engloba usos e necessidades de insumos produtivos, estoque de produto acabado, posição de caixa, entre outros, que possibilitam o acompanhamento do planejamento estabelecido. Com o planejamento e realizações em mãos, é possível traçar estratégias de compras e/ou vendas que retomem (ou refaçam) o planejamento inicial, evitando resultados piores e maximizando os resultados positivos.
O planejamento e realizações bem elaborados são ótimos instrumentos para a avaliação e obtenção de financiamentos junto a instituições financeiras. Com um contínuo planejamento, é possível se antecipar a eventuais obrigações financeiras com essas instituições, que comprometam a saúde financeira do agronegócio no curto prazo.
Por meio da apuração dos desvios entre planejado e realizado é possível quebrar problemas de custos e receitas em fatores produtivos e mercadológicos. Entre os tipos de análise encontra-se a análise de variância. Elas trazem informações extremamente relevantes para próximas tomadas de decisão, permitindo a tomada de ações corretivas diretamente no ponto de maior relevância.

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