O bom monitoramento de Planejado e Realizado
Atualmente, muito se fala em planejamento e em traçar objetivos no agronegócio, o que de fato é muito importante. É fundamental traçar estratégias para determinar aonde se quer chegar, e táticas, que determinam como chegar.Esses fatores se comunicam de forma complementar entre si, dando forma ao planejamento rural, documento em que se planeja onde o agronegócio em questão estará ao final do período estipulado.
Realização e o contínuo planejamento rural
Um bom planejamento é o que permitirá o detalhamento de atividades e movimentações de recursos. Por meio deste planejamento, será possível guiar as tomadas de decisão. Neste período, torna-se essencial registrar a realização dessas atividades planejadas. Desta forma, futuramente, será possível realizar um comparativo entre o que foi planejado e o que realmente se realizou.A análise é o dado interno mais importante que terá para o planejamento do próximo ciclo produtivo.
Para efeito de dados relevantes para a tomada de decisão ao longo do período, entretanto, é importante fazer a constante atualização do planejamento rural. Ao passo que se inicia o período planejado, muitas vezes, as premissas pré-estabelecidas não se concretizam. E, consequentemente, o planejado passa se distanciar da realidade dos resultados ao final do ciclo produtivo. Logo, o planejamento rural original perde valor com o passar do tempo. O comparativo do realizado e o contínuo (re-)planejamento rural compõem parte dos documentos mais preciosos para tomada de decisão.
Planejamento além das movimentações financeiras
Monitoramentos convencionais entre planejado e realizado comumente se limitam em flutuações de caixa. A avaliação de entradas e saídas financeiras são importante para a percepção da necessidade de caixa (orçamentos) e sua liquidez. Contudo, eles não devem ser exclusivos das movimentações de dinheiro, devendo ser também utilizados para aspectos técnico-produtivos, por exemplo. Afinal, um abuso do uso de algum insumo implica na redução considerável do seu estoque.
Ao projetar utilizações de insumos, vendas de produtos acabados, horas trabalhadas e horas ociosas, entre outros parâmetros, tem-se acesso ao custo de capacidade, custo de ociosidade e aos estoques dos respectivos insumos e/ou produtos, o que é de extrema valia para a avaliação da necessidade de compra ou disponibilidade de vendas.
Portanto, além de abrangerem muito mais do que apenas orçamentos de dinheiro propriamente dito, projeções e realizações devem ser feitas também para utilização de demais recursos. Esse é um dos motivos pelo qual muitos gestores deixam de aproveitar da riqueza e benefícios trazidos pelas análises comparativas entre as projeções e realizações.
Avaliação do período de monitoramento
Planejamentos e realizações envolvem alguns pontos de atenção, como a importância temporal no processo da sua análise. Caso atividades relevantes tenham periodicidade mensal, como compra de insumos por exemplo, é necessário atenção ao projetar o uso total de insumos para o trimestre, se durante o primeiro mês houver variações relevantes do estoque. A projeção trimestral neste caso, estaria mascarando as reais necessidades e utilizações do insumo durante o período.
Ou seja, se planejou-se utilizar 6.000 kg de adubo em um mês, e na terceira semana utilizou-se 5.000 kg, pode parecer que a situação está dentro do orçamento traçado, tirando-se a conclusão, portanto, que ainda faltariam 1.000 kg a serem aplicados. Contudo, o planejamento pode apontar uma aplicação de 4.000 kg para a última semana, o que indicaria um excedente de 3.000 kg.
Assim, a periodicidade das projeções devem acompanhar a mesma frequência das realizações, uma vez que projetar o que será usado em um período maior do que o período que as variações serão vistas pode colocar o produtor “a mercê” do mercado. Por exemplo em casos de necessidades emergenciais de insumos e/ou produtos, além de mascarar as reais necessidades.
Conexão entre planejamento e realização
Ao realizar o planejamento das safras subsequentes, produtores e/ou prestadores de serviços criam uma série de atividades relacionadas ao dia-a-dia do campo. Essas atividades serão refletidas em movimentações financeiras, assim como em necessidade de recursos (insumos, caixa, mão-de-obra, etc). Conforme tempo, muitos (corretamente) registram as realizações destas atividades, estejam elas condizentes ou não com o que foi projetado no passado.
Muitos tratam suas projeções e realizações de modo separado, como se fossem paralelas entre si. Deste modo, a riqueza de informações para suas futuras tomadas de decisões são muitas vezes omitidas ou ainda empobrecidas.
O outro ponto de atenção é que projeções e realizações devem ser tratadas como duas vertentes que se interligam entre si de maneira dinâmica, possibilitando inúmeras análises e uma série de informações relevantes para suas tomadas de decisões. Quando uma realização ocorre de maneira diferente do planejado, as projeções futuras irão requerir ajustes também. Esse comportamento é comum, visto que futuras atividades podem estar relacionadas à primeira (re-planejada).
Exemplificando, ao se projetar o uso de 30 sacos de sal mineral em uma data, estima-se que naquela data 30 sacos de sal mineral serão tirados do estoque. Caso o dia anterior tenha utilizado 15 sacos desse sal, haveria uma baixa no estoque. Essa baixa no estoque deveria se reajustar o planejamento, onde a necessidade deste insumo (seja de compra ou em relação à posição de estoque) seria aumentada.
Uso da Tecnologia
Elaborar o planejamento de suas atividades e desembolsos e entradas de caixa leva pouco tempo em relação ao benefício trazido. Assim como, acompanhar o projeto fazendo os registros manual de realizações, pode ser também custoso. Adicionalmente, com a tecnologia temos ainda mais incentivos em relação à facilidade de se fazer o planejamento e monitoramento.
O baixo custo, rapidez e alta riqueza de informações provenientes da tecnologia permitem ajustes instantâneos quanto ao planejamento, sendo possível comparar os diferentes cenários ao longo do ano. Por exemplo, o que foi projetado no primeiro momento, analisar a acurácia deste, e as novas demandas de planejamento.
No atual cenário que o agronegócio vive, estar preparado e fazer bom uso de ferramentas de gestão estratégica e financeira, como análises de projeções e realizações, configuram uma enorme vantagem competitiva para o sucesso da atividade agropecuária.
Benefícios
Um dos benefícios de se analisar as realizações do planejamento, é ter o cronograma de operações atualizado. O cronograma de operações engloba usos e necessidades de recursos que possibilitam o acompanhamento do planejamento estabelecido. Seja eles insumos produtivos, estoque de produto acabado, posição de caixa, entre outros. Com o planejamento e realizações em mãos, é possível traçar estratégias mais factíveis a necessidade do seu negócio. Dentre elas estratégias de compras e/ou vendas que retomem (ou refaçam) o planejamento inicial, propiciando o aumento de resultados positivos.
O planejamento e realizações bem elaborados são ótimos instrumentos para a avaliação e obtenção de financiamentos junto a instituições financeiras. Com um contínuo planejamento, é possível se antecipar a eventuais obrigações financeiras com essas instituições. Obrigações as quais podem vir a comprometer a saúde financeira do agronegócio no curto prazo.
Por meio da apuração dos desvios entre planejado e realizado é possível desmembrar custos e receitas em fatores produtivos e mercadológicos. Entre os tipos de análise encontra-se a análise de variância. Elas trazem informações extremamente relevantes para próximas tomadas de decisão, visto sua abordagem corretiva em pontos de maior relevância.
